Hướng dẫn cách sử dụng Microsoft Teams chi tiết

Microsoft Teams là một ứng dụng rất phổ biến trên nhiều quốc gia. Microsoft Teams cung cấp một cung cụ hỗ trợ hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ Microsoft Teams là gì? Hướng dẫn từng bước cách sử dụng Microsoft Teams và các tính năng chính của nó. Cùng theo dõi nhé.

Microsoft Teams là gì?

Microsoft Teams là một công cụ giao tiếp trực tuyến và cộng tác nhóm. Đây là một ứng dụng của Microsoft Office 365 Suite. Phần lớn Microsoft Teams được sử dụng để xây dựng không gian làm việc chung giữa các nhóm bằng cách trực tuyến.

Bên cạnh đó, ứng dụng này còn có nhiều tính năng nổi bật khác như:

• Tạo các kênh riêng cho các nhiệm vụ hoặc nhóm cụ thể
• Ghi lại cuộc họp video và âm thanh
• Gọi video trực tuyến và dễ dàng chia sẻ màn hình với các thành viên trong nhóm
• Tìm kiếm thông tin nhanh chóng thông qua các kho lưu trữ bằng cách sử dụng hộp lệnh
• Có chức năng chat

Hướng dẫn cách sử dụng Microsoft Teams

Sử dụng một công cụ liên lạc từ xa như Microsoft Teams là điều cần thiết để đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm của bạn luôn kết nối được với nhau ngay cả khi cách xa nhau.

Nhưng nếu bạn không quen thuộc với công cụ này, điều này có thể là một thách thức. Nhưng đừng lo lắng, chỉ cần làm theo hướng dẫn từng bước đơn giản này để sử dụng Teams đúng cách.

Chúng tôi sẽ trình bày các bước trên nền tảng máy tính để bàn và di động:

• Cách bắt đầu với Microsoft Teams
• Cách tạo nhóm và kênh
• Cách thiết lập hội nghị truyền hình
• Cách lên lịch cuộc họp

Cách bắt đầu với Microsoft Teams

Tạo tài khoản

Đối với máy tính

Bước 1: Truy cập vào trang web Microsoft Teams và nhấp vào biểu tượng hồ sơ ở góc trên bên phải của màn hình.

Bước 2: Trang Sign-in xuất hiện, nhấp vào Create one (tạo một tài khoản), để thiết lập một tài khoản.

Bước 3: Tại cửa sổ Create account, nhập email > nhấn Next.

Bước 4: Làm theo hướng dẫn trên màn hình để tạo mật khẩu và nhập thông tin chi tiết trên các trang tiếp theo.

Sau khi đã nhập tất cả thông tin chi tiết và xác minh email, hãy truy cập vào trang chủ Microsoft Teams để bắt đầu sử dụng ứng dụng web Teams.

Đối với điện thoại di động

Để tạo tài khoản Microsoft trên thiết bị di động của bạn, hãy tải xuống ứng dụng và làm theo các hướng dẫn tương tự được đề cập ở trên.

Tải xuống ứng dụng Microsoft Teams

Đối với máy tính để bàn

Bước 1: Để tải xuống ứng dụng Microsoft Teams dành cho máy tính để bàn, hãy quay lại trang web Microsoft Teams và nhấp vào Download Teams ở đầu màn hình.

Bước 2: Nhấn vào Download for desktop và chọn link download Mac OS hoặc Windows phù hợp với hệ điều hành.

Bước 3: Mở file đã download và cài đặt trên máy tính của bạn.

Đối với điện thoại

Bước 1: Tải xuống ứng dụng Microsoft Teams từ iOS App Store hoặc Google Play Store dành cho Android.

Bước 2: Sau khi cài đặt, hãy mở ứng dụng và đăng nhập vào tài khoản Microsoft để bắt đầu sử dụng Microsoft Teams.

Cách tạo nhóm và kênh

Trong Microsoft Teams, Team là một nhóm người cộng tác với nhau, thường bao gồm toàn bộ tổ chức.

Trong khi đó, Chanel là các cuộc trò chuyện riêng biệt, nơi mỗi người có thể được dành riêng cho một bộ phận, dự án hoặc thậm chí là một nhiệm vụ.

Dưới đây là các bước để tạo nhóm và kênh trong Microsoft Teams:

Tạo nhóm

Đối với máy tính

Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Teams > nhấn vào Join or create a team trên sidebar bên trái của ứng dụng.

Bước 2: Nhấn Create team.

Bước 3: Lúc này trên màn hình sẽ xuất hiện:

• Xây dựng một team từ đầu
• Tạo từ các team hoặc group có sẵn trong Office 365.

Nếu team của bạn đã sử dụng Office 365 trước đó, bạn có thể tạo nhóm bằng cách sử dụng tùy chọn Create from… Nếu chưa có, hãy chọn Build a team from scratch (Xây dựng team từ đầu).

Bước 4: Xác định thành viên của Team.

Ngoài ra, bạn phải cài đặt quyền riêng tư cho nhóm của mình. Có 3 chế độ như sau:

• Private: Nếu nhóm chỉ có một vài thành viên thì nên chọn private.
• Public: Nếu nhóm của bạn có nhiều thành viên và cần thường xuyên thay đổi thành viên trong nhóm thì nên chọn chế độ này.
• Org-Wide: Nếu bạn muốn lưu trữ toàn bộ doanh nghiệp của mình thành một nhóm trên nền tảng này và sử dụng các kênh để phân chia các phòng ban, thì đây là chế độ bạn nên lựa chọn.

Bước 5: Sau khi xác định quyền riêng tư cho nhóm, bạn cần đặt tên cho nhóm đó.

Chọn một tên nhóm thích hợp, chẳng hạn như “Tiếp thị” hoặc “Truyền thông xã hội”, sau đó nhấp vào nút Create ở dưới cùng bên phải.

Bước 6: Nhóm của bạn sẽ xuất hiện trên thanh bên trái của ứng dụng. Để thêm thành viên vào nhóm, nhấp vào dấu ba chấm bên cạnh tên nhóm và chọn Add member.

Bước 7: Nhập tên các thành viên muốn thêm.

Trong trường hợp đây là những “khách”, chẳng hạn như người dùng bên ngoài từ bên ngoài tổ chức, bạn có thể cấp cho họ quyền truy cập với tư cách khách thông qua địa chỉ email của họ.

Đối với điện thoại di động

Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Teams.

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Nhóm ở cuối màn hình, sau đó nhấn vào biểu tượng “hai người và dấu cộng” ở trên cùng bên phải. Bạn sẽ đến trang Quản lý nhóm.

Bước 3: Để tạo nhóm mới, hãy đặt tên, thêm mô tả và đặt cài đặt quyền riêng tư.

Sau khi đã tạo nhóm, hãy nhấn vào biểu tượng có ba dấu chấm và chọn Add members. Nhập tên của các thành viên trong nhóm để thêm.

Lưu ý: Để thêm nhóm người/nhiều cá nhân đồng thời, bạn cần sử dụng ứng dụng web hoặc máy tính để bàn.

Tạo kênh

Đối với máy tính để bàn

Theo mặc định, Microsoft Teams tạo một kênh chung cho tất cả các thành viên trong nhóm. Để tạo các kênh bổ sung, cần thực hiện như sau:

Bước 1: Nhấp vào dấu ba chấm bên cạnh Nhóm mà bạn muốn tạo kênh mới và nhấp vào tùy chọn Add channel.

Bước 2: Cửa sổ làm việc xuất hiện, bạn có thể:

• Chọn tên kênh.
• Thêm mô tả kênh.
• Thay đổi quyền riêng tư.

Sau khi hoàn tất cài đặt, hãy nhấn nút Add để tạo kênh.

Đối với điện thoại

Bước 1: Trong ứng dụng dành cho thiết bị di động, nhấp vào biểu tượng Nhóm ở dưới cùng.

Bước 2: Nhấn vào ba chấm cho nhóm bạn muốn thêm vào kênh. Sau đó, nhấp vào Manage options.

Bước 3: Nhấp vào Add + để bắt đầu tạo kênh mới. Thêm tên cho kênh và mô tả.

Bước 4: Để tạo một kênh tiêu chuẩn, chỉ cần nhấn vào Done. Để tạo kênh riêng tư, hãy nhấn vào Privacy, chọn Private, sau đó quay lại và nhấn vào Done.

Bước 5: Nếu bạn chọn tạo kênh riêng tư, màn hình thêm thành viên sẽ tự động mở ra. Bạn có thể thêm thành viên ở giai đoạn này hoặc bỏ qua bước này và thêm thành viên sau.

Cách thiết lập hội nghị video trong Micorosoft Teams

Đối với máy tính

Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Teams và chuyển đến nhóm/kênh mà bạn muốn tổ chức hội nghị video. Nhấp vào biểu tượng máy cảnh nhỏ bên dưới hộp soạn thư.

Bước 2: Nếu muốn, bạn có thể thêm chủ đề vào video call. Nhấn Meet now để bắt đầu.

Bước 3: Khi màn hình video call xuất hiện, bạn có thể sử dụng thanh công cụ để bật/tắt camera và micrô cũng như chia sẻ màn hình của mình với mọi người tham gia cuộc gọi.

Đối với điện thoại

Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Teams dành cho thiết bị di động và chuyển đến cuộc trò chuyện mà bạn muốn bắt đầu video call.

Bước 2: Trong cuộc trò chuyện đã chọn, chạm vào Video call để bắt đầu.

Cách lên lịch họp

Đối với những cuộc họp quan trọng cần sự hiện diện của mọi người, thì việc lên lịch họp trước là rất quan trọng. Cách để lên lịch cuộc họp trong Microsoft Teams:

Đối với máy tính

Bước 1: Chọn Schedule a Meeting (biểu tượng lịch) bên dưới hộp soạn thảo.

Bước 2: Đi tới Calendar ở menu bên trái và nhấp vào New meeting nằm ở trên cùng bên phải.

Bước 3: Khi bạn đã chọn phạm vi thời gian trong lịch, một biểu mẫu sẽ mở ra để trợ giúp bạn.

Bước 4: Thêm tiêu đề cho cuộc họp, mời người tham gia và thêm các thông tin chi tiết khác. Trợ lý lập lịch trình có thể giúp bạn kiểm tra tình trạng rảnh rỗi của mọi người.

Bước 5: Nhấn Save để hoàn tất quá trình. Lời mời sẽ tự động được gửi đến hộp thư đến Outlook của mỗi người tham gia.

Đối với điện thoại

Bước 1: Nhấn vào Lịch ở cuối ứng dụng và chuyển đến Schedule a meeting ở gần trên cùng bên phải.

Bước 2: Nhấn vào Add participants để mời mọi người bạn cần.

Bước 3: Đặt thời gian bắt đầu và kết thúc cho cuộc họp. Thêm mô tả nếu cần.

Bước 4: Nhấn vào Done để hoàn tất việc lên lịch họp.

3 tính năng bổ sung của Microsoft Teams

Dưới đây là ba tính năng làm cho Teams trở thành một công cụ giao tiếp tuyệt vời cho các nhóm từ xa cũng như tại văn phòng:

Live events

Sự kiện trực tiếp là chương trình phát sóng dành cho nhiều khán giả.

Không giống như hội nghị video và cuộc gọi, sự kiện trực tiếp là một hình thức giao tiếp, nơi tương tác và khán giả chỉ xem nội dung mà bạn đang giới thiệu. Bạn có thể:

• Tổ chức các sự kiện trực tiếp cho tối đa 10.000 người tham dự.
• Ghi lại các sự kiện trực tiếp để khán giả phát trực tiếp sau khi chương trình phát sóng.
• Cho phép truy cập hạn chế vào chương trình phát sóng hoặc đặt chúng ở chế độ công khai.

Instant Messaging

Microsoft Teams là một công cụ cộng tác nên nó có tính năng nhắn tin tức thì để giữ cho nhóm được kết nối. Tính năng này cho phép bạn:

• Trò chuyện nhóm nhanh hoặc thực hiện cuộc gọi điện video.
• Chuyển email trả lời từ hộp thư đến Outlook của bạn vào một cuộc trò chuyện nhanh.
• Sử dụng biểu tượng cảm xác, gif, meme trong quá trình trò chuyện.

Tích hợp ứng dụng

Microsoft Teams tích hợp với rất nhiều ứng dụng tại nơi làm việc để giúp hợp lý hóa việc giao tiếp trên nhiều nền tảng khác nhau.

Teams tương thích được với các ứng dụng như:

• MeisterTask: Một trình quản lý tác vụ được xây dựng để hợp tác giữa các nhóm một cách nhanh chóng.
• Azure boards: Một trình theo dõi dự án có bảng kanban, bảng scrum và bảng điều khiển.
• Nimble Contacts: Một CRM giúp truy cập thông tin chi tiết về khách hàng từ bên trong Nhóm.

Giá của Microsoft Teams

Microsoft Teams là một phần của bộ Office 365, cung cấp nhiều gói tùy theo nhu cầu của bạn.

Dưới đây là một cái nhìn sâu hơn về các kế hoạch bao gồm Nhóm:

• Microsoft Teams (Miễn phí): Cung cấp các tính năng cơ bản như nhắn tin nhanh, trò chuyện âm thanh và video.
• Microsoft 365 Business Basic: $5/tháng – Cung cấp các tính năng “Microsoft Teams (Miễn phí)” + hội nghị truyền hình cho tối đa 250 người.
• Microsoft 365 Business Standard: $12.5/tháng – Cung cấp các tính năng “Business Basic” + phiên bản desktop của MS Excel, Word, Access, v.v.
• Office 365 E3: $20/ tháng – Cung cấp các tính năng “Business Standard” + lưu trữ file không giới hạn cho mỗi người dùng trên OneDrive.

3 mẹo hay khi sử dụng Microsoft Teams

Microsoft Teams có thể là một công cụ mạnh mẽ để tăng năng suất cho nhóm của bạn. Dưới đây là một số mẹo để tận dụng tối đa nó.

Thường xuyên sử dụng các lệnh Slash

Microsoft Teams hỗ trợ các lệnh Slash để hợp lý hóa trải nghiệm của người dùng cuối.

Lệnh Slash giúp tăng tốc các tác vụ cần thiết như gửi tin nhắn hoặc xem hoạt động của ai đó.

Có các lệnh gạch chéo thường dùng như:

• /goto: Chuyển đến kênh hoặc nhóm.
• /suggest: Theo dõi các lượt đề cập của bạn một cách nhanh chóng
• /available: Đặt trạng thái sẵn có.

Làm việc với các file trong thư viên tài liệu

Microsoft Teams cho phép bạn làm việc trên các file Word, Excel hoặc PowerPoint được chia sẻ mà không cần rời khỏi giao diện ban đầu. Các tính năng với file trong Teams:

• Tải file lên kho lưu trữ file được chia sẻ.
• Chỉnh sửa file trên app.
• Chia sẻ file với các thành viên bên ngoài tổ chức.

Khai thác tối đa app Microsoft Teams trên di động

Ứng dụng Microsoft Teams trên điện thoại cũng được hỗ trợ hầu hết các tính năng như trên máy tính. Có các tính năng chủ yếu sau:

• Hội nghị truyền hình và âm thanh.
• Chia sẻ hoặc xem file.
• Tham gia các nhóm và kênh khác nhau.
• Lên lịch các cuộc họp.

Lời kết

Bài viết trên là thông tin tổng quan Microsoft Teams là gì và hướng dẫn cách sử dụng Microsoft Teams. Hy vọng qua bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ những tính năng và sử dụng ứng dụng này dễ dàng hơn. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy để lại bên dưới để được giải đáp nhé.